Научно-образовательный портал
2FJ.RU

Автоматизация учета операций с денежными средствами

Автоматизация учета операций с денежными средствами

40

Введение

Большие и качественные изменения в организацию бухгалтерского учета и управления вносит использование современных ЭВМ и создаваемых на их основе автоматизированных систем управления производством. Применение ЭВМ позволяет значительно повысить контрольные функции, достоверность и оперативность бухгалтерского учета, использование его данных для управления производством, открывает широкие возможности для комплексной механизации и автоматизации всех планово-экономических расчетов.

К автоматизированным информационным системам относятся системы, выполняющие функцию сбора, передачи, обработки, накопления, хранения, защиты и распространения информации в автоматизированном режиме, например, информационно-справочные системы управления, системы автоматизации деятельности предприятия и т.п.

1С: Предприятие является универсальной системой автоматизации деятельности предприятия. За счет своей универсальности система 1С: Предприятие может быть использована для автоматизации самых разных участков экономической деятельности предприятия: учета товарных и материальных средств, взаиморасчетов с контрагентами, расчета, заработной платы, расчета амортизации основных средств, бухгалтерского учета по любым разделам, и т.д.

1. Основные направления компьютеризации бухгалтерского учета

Компьютерные системы бухгалтерского учета (КСБУ) прошли большой исторический путь становления и развития. Они изменялись параллельно с изменениями информационных технологий, программных и технических средств обработки информации, методов и средств разработки, концепцией построения ИС.

Анализ различных КСБУ показал, что существуют стандартные подходы к автоматизации учета хозяйственных операций:

- Непосредственный ввод учетных данных в регистр (журнал, книгу) хозяйств венных операций в виде отдельных проводок с использованием машинных справочников.

- Контроль правильности вводимых бухгалтерских проводок с помощью заранее подготовленного списка «корректных проводок».

- Фильтрация списка бухгалтерских проводок в учетном регистре с целью их выборки, редактирования, копирования.

- Создание типовых хозяйственных операций, содержащих шаблоны бухгалтерских проводок, которые открыты для настройки. Ведение регистра (журнала) хозяйственных операций, формируемых на основании типовой операции. Автоматическое заполнение регистра бухгалтерских проводок, расчет сумм проводок.

- Работа с типовыми первичными документами, создание регистра (журнала) документов. В отличие от типовых операций первичные документы на основе типовых форм можно оформлять до совершения хозяйственной операции. После факта ее совершения выполняется «проведение» документа. Используется электронный документооборот для учетных функций системы управления.

В программах КСБУ, использующих типовые операции и шаблоны проводок для этих операций, осуществляется изменение состава типовых операций (добавление, удаление), модификация шаблонов проводок и настройка алгоритмов формирования сумм бухгалтерских проводок, а именно:

- Настройка корреспонденции бухгалтерских проводок на рабочий план счетов.

- Увязка дополнительных реквизитов проводки со справочниками аналитических счетов.

- Формирование стандартных текстов комментариев для бухгалтерских проводок.

Если в КСБУ ведется валютный учет, шаблон проводки содержит реквизиты кода вида валюты, валютного курса, на основании которых выполняется расчет валютной суммы проводки и хозяйственной операции. При этом в КСБУ должен вестись международный справочник видов валют, курсов валют. В некоторых системах обеспечена возможность независимого ведения курсов валют в справочнике курсов валюты и оформляемых документах или хозяйственных операциях. В первом случае автоматизирован пересчет сумм проводок при изменении курса валюты, во втором выполняется ручной режим редактирования.

2. Общая характеристика компьютерных систем бухгалтерского учета

2.1 Учетная политика организации

Компьютерная система бухгалтерского учета (КСБУ) должна обеспечивать выполнение всех функций и требований бухгалтерского учета. Основой бухгалтерского учета является учетная политика организации - совокупность правил ведения бухгалтерского учета, первичного наблюдения, стоимостного измерения, группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности. В учетной политике организаций утверждаются:

- Рабочий план счетов бухгалтерского учета.

- Формы документов, в том числе для внутренней бухгалтерской отчетности.

- Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации.

- Методы оценки активов и обязательств.

- Правила документооборота и технология обработки учетной информации.

- Порядок контроля совершения хозяйственных операций и др.

2.2 Модели учета

План счетов бухгалтерского учета - систематизированный перечень синтетических счетов бухгалтерского учета. Стандартный план счетов бухгалтерского учета является основой для формирования рабочего плана счетов предприятия.

Для программной реализации алгоритмов бухгалтерского учета используются следующие признаки счетов:

- Тип сальдо для балансовых счетов.

- Периодичность, алгоритм закрытия счета (ежемесячно, ежеквартально, один раз в год).

- Валютный учет на счете.

- Структура кода счета.

- Принадлежность к группе, подгруппе счетов или разделу плана и т.п.

Компьютерные системы бухгалтерского учета позволяют использовать различные рабочие планы счетов, программным способом устанавливая между счетами различных планов соответствие. В бухгалтерские проводки включается признак «Вид плана счетов», соответствующий определенным моделям учета.

Бухгалтерский учет обеспечивает синтетический и аналитический учет. Синтетический учет - это обобщение данных об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях в стоимостном выражении.

Аналитический учет обеспечивает группировку информации внутри каждого синтетического счета в стоимостном или в натуральном выражении.

В компьютерных системах бухгалтерского учета аналитическим счетам соответствуют справочники, картотеки, реестры документов, учетные регистры. Вся учетная информация о хозяйственных операциях в виде бухгалтерских проводок представлена в базе данных. Для каждого синтетического счета, субсчета, аналитического счета вводится на начало первого учетного периода начальное сальдо.

2.3 Учетные регистры

Для регистрации и группировки учетных данных первичных документов служат регистры бухгалтерского учета. В неавтоматизированном варианте бухгалтерского учета учетные регистры представляют собой бумажные бланки определенной формы и структуры данных.

Для малых предприятий, занятых в материальной сфере производства, рекомендуется применять регистры журнально-ордерной формы счетоводства, а занятым торговлей и иной посреднической деятельностью - регистры из упрощенной формы бухгалтерского учета, то есть ведомости учета, перечисленные далее:

- Основные средства, начисленных амортизационных отчислений -
форма В-1.

- Производственные запасы и товары, а также НДС, уплаченные по
ценностям - форма В-2.

- Затраты на производство - форма В-3.

- Денежные средства и фонды - форма В-4.

- Расчеты и прочие операции - форма В-5.

- Реализации - форма В-6 (оплата).

- Расчеты и прочие операции - форма В-6 (отгрузка).

- Расчеты с поставщиками - форма В-7.

- Оплата труда - форма В-8.

- Шахматная форма В-9.

Каждая ведомость, как правило, применяется для учета операций по одному из бухгалтерских счетов. Сумма по операции записывается одновременно в двух ведомостях: по дебету и кредиту счета с указанием номера корреспондирующего счета. Остатки средств в ведомостях сверяются с данными первичных документов. Обобщение месячных итогов производится в шахматной ведомости по форме В-9, на основании которой составляется оборотная ведомость, являющаяся основанием для составления бухгалтерского баланса.

Регистр «Журнал Главная» Применяется на небольших по объему учетной работы предприятиях, с упрощенным планом счетов. Регистр «Журнал Главная», отражает учет по синтетическим счетам. На начало отчетного периода вводятся сальдо по счетам рабочего плана счетов. Каждый день в журнал вносятся обороты по дебету и кредиту корреспондирующих счетов с указанием документа-основания хозяйственной операции, составляется отчет по кассе («Кассовая книга»).

Аналитический учет ведется во вспомогательных книгах, открываемых для различных синтетических счетов или на карточках, ведомостях, создаваемых на основе следующих первичных документов:

- Ведомости учета зарплаты.

- Ведомости использования материалов.

- Ведомости основных средств (ОС).

- Ведомости операций по кассе и расчетному счету и т.п.

В конце учетного периода выводятся обороты по аналитическим счетам, по каждому синтетическому счету вычисляются обороты по дебету и кредиту, выводится конечное сальдо счета, которое сверяется с сальдо по аналитическим счетам. На основании полученных итогов составляется заключительный бухгалтерский баланс за период.

В отличие от регистра «Журнал Главная», в книге (журнале) хозяйственных операций каждая хозяйственная операция вводится в хронологическом порядке (рисунок 2.1). Операция отражается на бухгалтерских счетах путем ввода корреспонденции по счетам.

Рисунок 2.1 - Форма учетного регистра «Книга хозяйственных операций»

Операции в книге регистрируются на основании первичных документов. Регистр ведется длительное время (несколько учетных периодов - месяцев или лет), позволяет выполнять выборки по дебету / кредиту заданного счета, выводить общую сумму всех проводок за определенный период времени. Отдельно на основании документов формируются ведомости аналитического учета («Кассовая книга», «Ведомость заработной платы»).

Регистр «Журнал ордер / ведомость по счету» наиболее распространен (рисунок 2.2). Данные из первичных документов отражаются в определенных журналах ордерах (ЖО) и накопительных ведомостях. Все журналы составлены по кредитовому принципу, а ведомости - по дебетовому. Эти систематические регистры ведутся в течение одного месяца, после чего подсчитываются итоги оборотов в разрезе корреспондирующих счетов.

Рисунок 2.2 - Форма учетного регистра «Журнал Ордер»

Сводный учетный регистр «Главная книга» (рисунок 2.3) формируется на основе оборотов по счетам за месяц в журналах ордерах и ведомостях: кредитовые обороты счета переносятся одной итоговой суммой за месяц, дебетовые обороты собираются из различных журналов-ордеров и учитываются развернуто. Обороты по дебету каждого счета суммируются, выводится сальдо счета на конец месяца.

Рисунок 2.3 - Форма учетного регистра «Главная книга» (ЖО)

В компьютерном варианте учета данные регистры формируются как отчеты по базе данных бухгалтерских проводок.

Хронологические и систематические записи бухгалтерских учетных данных ведутся раздельно. Бухгалтерская проводка оформляется составлением мемориального ордера (МО) на каждую операцию или группу однотипных операций. По синтетическому счету открывается аналитический учет на карточках, а в МО указывается номер карточки для соответствующего счета проводки по операции. Документы-основания для составления проводки в МО прилагаются к ордеру, в котором указывается их количество, а сами МО регистрируются в специальном журнале с указанием номера МО, даты составления и суммы по операциям ордера. После этого МО регистрируются в «Главной книге». Для каждого синтетического счета выделяется отдельный лист, каждый МО отражается в Главной книге дважды - по дебету и кредиту корреспондирующих счетов (рисунок 2.4).

На основании итоговых данных «Главной книги» составляют оборотные ведомости по простой или шахматной форме.

Рисунок 2.4 - Форма учетного регистра «Главной книги» (МО)

Оборотно-сальдовая ведомость служит для обобщения отраженной на счетах учетной информации, проверки правильности записей бухгалтерских проводок и составления баланса. Оборотно-сальдовые ведомости могут составляться по синтетическим и аналитическим счетам, применяться в сочетании с другими учетными регистрами.

Для каждого счета за учетный период указывается начальное сальдо, обороты по дебету и кредиту, вычисляется конечное сальдо. На основании оборотно-сальдовой ведомости строится бухгалтерский баланс.

Этот регистр представлен практически во всех компьютерных системах бухгалтерского учета, формируется как отчет по базе данных бухгалтерских проводок (рисунок 2.5).

Рисунок 2.5 - Форма учетного регистра «Оборотно-сальдовая ведомость»

2.4 Компьютерный вариант учетных регистров

Компьютерный учет должен соответствовать единой методологической основе бухгалтерского учета, обеспечивать:

- Ведение бухгалтерского учета на основе принципов двойной записи.

- Взаимосвязь данных аналитического и синтетического учета.

- Сплошное отражение автоматизированным способом хозяйственных операций на основании первичных учетных документов.

- Сокращение трудозатрат на ведение учета.

- Контроль достоверности вводимых данных, целостности учетной информации.

- Формирование произвольных сводов, бухгалтерских отчетов автоматизированным способом.

В компьютерном варианте бухгалтерского учета может создаваться несколько взаимосвязанных учетных регистров:

- Бухгалтерских проводок.

- Хозяйственных операций.

- Первичных учетных документов.

Каждый такой регистр является базой данных (таблицей реляционной базы данных) определенной логической структуры.

Минимальный состав реквизитов регистра бухгалтерских проводок соответствует структуре данных регистра «Книга хозяйственных операций», но имеет расширение для связи со счетами аналитического учета и регистрами хозяйственных операций и документов-оснований:

- Дата (время) проводки.

- Код (идентификатор) документа (документо-строки) для проводки.

- Код (идентификатор) хозяйственной операции.

- Синтетический счет дебета.

- Синтетический счет кредита.

- Аналитические счета для дебетовой части проводки.

- Аналитические счета для кредитовой части проводки.

- Сумма проводки.

Для соблюдения жесткого хронологического порядка используется регистрация не только даты, но времени отражения в учете бухгалтерской проводки, поскольку это более точно отражает порядок их следования. В различных КСБУ может использоваться и более развитая структура данных учетного регистра бухгалтерских проводок. В частности, для аналитических счетов возможно отражение количественно-суммового учета (материальные ценности, ОС).

Регистр хозяйственных операций используется для автоматизации ввода первичных учетных данных, когда с хозяйственной операцией связан набор бухгалтерских проводок определенной корреспонденции счетов. При регистрации операции автоматически формируются бухгалтерские проводки, сумма проводки рассчитывается автоматически на основании суммы операции. Минимальный набор реквизитов учетного регистра хозяйственных операций:

- Дата (время) операции.

- Код вида операции.

- Код (идентификатор) хозяйственной операции.

- Код (идентификатор) документа операции.

- Сумма операции.

- Содержание операции.

Для первичных документов может быть создан отдельный учетный регистр бухгалтерских документов, содержащий минимальный набор реквизитов:

- Код вида типового документа.

- Номер документа.

- Дата (время) регистрации документа.

- Сумма по документу.

Если документ связан с формированием бухгалтерских проводок, одновременно с вводом сведений по документу создается набор проводок в регистре бухгалтерских проводок. Эти проводки имеют ссылку на код (идентификатор) документа. Суммы проводок рассчитываются автоматически на основании суммы документа. Возможна также связь документа с типовой хозяйственной операцией, которая, в свою очередь, формирует набор бухгалтерских проводок.

Связь учетных регистров (рисунок 2.6) предназначена для автоматизации формирования бухгалтерских проводок при вводе сведений об операции или документе. Эта связь дает возможность многократно редактировать операцию или документ и корректно изменять связанные с ними бухгалтерские проводки.

40

Рисунок 2.6 - Связь учетных регистров

Обработка информации учетных регистров выполняется при решении задач бухгалтерского учета, формировании отчетов. Результаты обработки представляются на машинном носителе в виде выборки данных, а также в виде машинограмм и видеограмм. Так, программным способом, на основании первичных учетных регистров могут быть сформированы все ранее рассмотренные формы учетных регистров в виде выходных отчетов.

2.5 Система документов

Система документов бухгалтерского учета включает первичные учетные и выходные отчетные документы. Согласно закону о бухгалтерском учете, все хозяйственные операции оформляются оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами. На основании первичных учетных документов и ведется бухгалтерский учет. Формы первичных учетных документов должны соответствовать альбомным формам унифицированных систем документации по учету:

- сельскохозяйственной продукции и сырья;

- труда и его оплаты;

- основных средств и нематериальных активов;

- материалов;

- малоценных и быстроизнашивающихся предметов;

- работ в капитальном строительстве;

- работы строительных машин и механизмов;

- работ в автомобильном транспорте;

- результатов инвентаризации;

- кассовых операций;

- торговых операций.

В унифицированные форме по учету кассовых операций невозможно вносить дополнительные реквизиты при сохранении всех реквизитов унифицированных форм.

В бухгалтерском учете придается большое значение юридической силе документа. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы на оформление хозяйственных операций с денежными средствами подписываются руководителем организации и главным бухгалтером.

По возможности, первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции либо непосредственно после ее окончания. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, достоверность содержащихся в документах данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Все организации составляют на основе данных синтетического и аналитического учета бухгалтерскую отчетность, которая состоит из следующих форм:

- Бухгалтерский баланс - форма 1.

- Отчет о прибылях и убытках - форма 2.

- Отчет об изменениях капитала - форма 3.

- Отчет о движении денежных средств - форма 4.

- Приложение к бухгалтерскому балансу - форма 5.

- Отчет о целевом использовании полученных средств - форма 6.

- Аудиторское заключение, подтверждающее достоверность бухгалтерской отчетности организации (если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту).

- Пояснительная записка.

Формы бухгалтерской отчетности организаций, а также инструкции о порядке их заполнения утверждаются Министерством финансов Российской Федерации. Отчетным годом для всех организаций является календарный год - с 1 января по 31 декабря включительно. Месячная и квартальная отчетность является промежуточной и составляется нарастающим итогом с начала отчетного года. Годовая бухгалтерская отчетность предоставляется учредителям, участникам организации или собственникам имущества, территориальным органам государственной статистики по месту регистрации1. Квартальная бухгалтерская отчетность предоставляется в течение 30 дней по окончании квартала, годовая - в течение 90 дней по окончании года. Бухгалтерская отчетность должна быть публичной (в СМИ, брошюры, буклеты и другие издания).

На формах бухгалтерской отчетности обязательно наличие следующих реквизитов:

- Наименование составляющей части.

- Указание отчетной даты или отчетного периода, за который составлена бухгалтерская отчетность («на 200 г.», «за 200 г.»).

- Полное наименование организации.

- Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН).

- Государственные и муниципальные унитарные предприятия представляют бухгалтерскую отчетность органам, уполномоченным управлять государственным имуществом.

- Вид деятельности по ОКДП.

- Организационно-правовая форма / форма собственности по ОКОПФ и код собственности по ОКФС.

- Единица измерения числовых показателей по ОКЕИ (тыс. руб., млн. руб.).

- Полный почтовый адрес организации.

- Дата утверждения для годовой бухгалтерской отчетности.

- Дата отправки / принятия почтового отправления бухгалтерской отчетности или дата ее фактической передачи по принадлежности.

В условиях компьютерной системы бухгалтерского учета вышеназванные регламентированные требования к документам реализуются с соблюдением следующих требований:

- Информации первичных учетных документов с использованием Ввод электронных форм документов.

- Максимально возможное использование нормативно-справочной информации базы данных для сокращения затрат на ввод данных.

- Программный контроль достоверности и полноты ввода данных.

- Санкционированный доступ для ввода и редактирования первичных учетных данных.

- Формирование реестра первичных учетных данных и протокола внесения изменений.

Вся первичная учетная информация вводится в базу данных и обеспечивает решение учетных задач. В условиях компьютерных сетей удается существенно сократить время передачи документов на обработку. Отчетные документы являются результатом решения задач, при постановке которых определены требования к формам отчетных документов.

3. Компьютерные системы бухгалтерского учета на базе
1С: Предприятие

3.1 Типовые конфигурации программы 1С: Предприятие

История создания и развития программы 1С: Предприятие служит яркой иллюстрацией смены информационных технологий компьютерного бухгалтерского учета: от простейшего АРМ, функционирующего в операционной системе MS-DOS, до создания развитой КСБУ масштаба среднего предприятия, соответствующей требованиям российских стандартов в области бухгалтерского учета и аудита Фирма «1С» ежегодно предоставляет на освидетельствование в ГНИВЦ МНС РФ свои программные средства, предназначенные для подготовки и передачи данных в налоговые органы. Программный продукт «1С: Предприятие» версии 7.7 получил сертификат РОСС RU.ME20.H00286 на соответствие требованиям к бухгалтерской и налоговой отчетности..

Для каждого режима существует свой круг пользователей. Так, в режиме конфигуратора работают проектировщики КСБУ, осуществляющие настройку и внедрение программы. Режим отладчика используется программистами, которые модифицируют существующие или создают новые программные модули. Режим предприятия обеспечивает эксплуатацию программы бухгалтерами, менеджерами склада, работниками отдела кадров. Режим монитора используется администратором системы.

Развитие 1С: Предприятие шло в двух направлениях:

- совершенствование инструментальных средств и создание новой оболочки системы;

- разработка типовых конфигураций предметных областей.

Сложилось сообщество «пользователей 1С: Предприятие», насчитывающее сотни тысяч человек, с одной стороны. С другой стороны, к сообществу фирм, связанных с созданием типовых конфигураций, внедрением, сопровождением, обучением пользователей программы, а также с продажей программы 1С: Предприятие принадлежат сотни фирм. Примеры «наполнения» метаданными оболочки 1С: Предприятие приведены в таблице 1.

По классификации компьютерных бухгалтерских систем эта программа традиционно относится к категории бухгалтерских конструкторов, а также комплексных бухгалтерских систем. По составу функций системы управления ее можно отнести к классу информационных систем предприятия.

Таблица 1 - Примеры конфигурации «1С: Предприятие»

Программный комплекс 1С: Предприятие используется в нескольких режимах:

- Конфигуратор - настройка типовой или создание новой конфигурации КСБУ.

- Предприятие - функционирование КСБУ (выполнение учетных функций, расчетов и формирование отчетности).

- Отладчик - отладка программных модулей, написанных на встроенном языке программирования системы 1С: Предприятие.

- Монитор пользователей - оперативный анализ работы пользователей в сетевой версии программы 1С: Предприятие.

Типовая конфигурация Бухгалтерия + Торговля + Склад + Зарплата + Кадры конфигурация используется для предприятий (компаний), состоящих из нескольких подразделений - «фирм», находящихся на самостоятельном балансе. Между фирмами существуют хозяйственные связи, для фирм ведется независимый бухгалтерский учет и централизованный управленческий учет. Для разделения учета по фирмам служит реквизит «Разделитель учета», входящий в формы документов, состав полей бухгалтерской проводки.

В типовой конфигурации выделяются функциональные подсистемы управления предприятием:

- Бухгалтерский учет, ведется по участкам: основные средства и нематериальные активы, материалы, денежные средства, расчеты с дебиторами и кредиторами, учет зарплаты. Контур «Бухгалтерский учет» используется работниками бухгалтерии.

- Кадровый учет, ведется работниками отдела кадров.

- Торговля товарами, ведется в различных формах (оптовая, розничная торговля), на оптовом складе или в магазине.

- Складской учет товарно-материальных ценностей, ведется на складе.

3.2 Операция

Операция является ключевым понятием 1С: Предприятие. Каждая операция связана только с одним бухгалтерским документом, отражается в журнале операций. Операция может «разворачиваться» в бухгалтерские проводки, отражаемые в журнале проводок.

Шапка документа «Операция» содержит реквизиты, описывающие операцию документа:

- ДатаОперации - дата совершения операции;

- НомерДок - номер оправдательного документа для операции;

- СуммаОперации - общая сумма по документу;

- Фирма - принадлежность к учету по определенной фирме;

- Содержание - краткое описание операции.

Табличная часть документа «Операция» включает реквизиты:

- НомерПроводки - системный код проводки (номер корреспонденции);

- ПланСчетов - если в конфигурации существует несколько Планов счетов;

- СчетДебета; СчетКредита; СубконтоДт; СубконтоКт - составляющие бухгалтерской проводки;

- Валюта - выбор вида валюты при установке валютного учета;

- Курс - значение курса валюты для проводки;

- Количество;

- ВалСумма - значение суммы проводки в валюте;

- Сумма - значение суммы проводки;

- НомерСтроки документа, сформировавшего проводку;

- Содержание проводки;

- Номер журнала и др.

- В свойствах метаданных операции задается длина и точность представления суммы операции, варианты расчета суммы операции:

- Не рассчитывать - только ручной ввод суммы;

- По всем проводкам - сумма операции вычисляется путем суммирования всех проводок;

- По первой проводке.

Сумма может иметь валютное представление.

3.3 Отчеты

Отчеты являются средством вывода результирующей информации для задачи. Для отчета разрабатывается выходная форма в виде табличного документа, алгоритм обработки данных, панель инструментов, содержащая кнопки для работы с отчетом.

Форма отчета имеет, как правило, табличное представление. Структурно отчет состоит из «горизонтальных» и «вертикальных» секций, которые содержат строки, столбцы или отдельные ячейки таблицы. В ячейках отчета содержатся константы, поля БД, вычисляемые выражения, итоги для различных секций. Если формированию отчета предшествует ввод значений параметров в режиме диалога, разрабатывается форма ввода параметров - диалог.

Отчеты Ю. Предприятие для типовой конфигурации Бухгалтерия + Торговля + Склад + Зарплата + Кадры соответствуют требованиям бухгалтерского учета («Шахматка», «ОборотноСальдоваяВедомость», «ЖурналОрдер» и др.).

3.4 Регистры

Регистры обеспечивают ведение оперативного (управленческого) учета как в стоимостном, так и в натуральном выражении, отражают итоговые данные определенной структуры данных. Структура данных регистра представлена составом реквизитов и их «ролью».

Кадры использует следующие регистры: «ОстаткиТоваров», «РезервыТоваров», «ПартииТоваров», «ВзаиморасчетыПокупателей», «ВзаиморасчетыПоставщиков», «Касса», «НДСПриобретенных товаров».

«ВзаиморасчетыПокупателей»: Регистр поддерживает управленческий и финансовый учет для взаиморасчетов с покупателями. Регистр изменяет состояние на основе документов движения товаров. Регистр является основой для формирования книги продаж.

«ВзаиморасчетыПоставщиков»: Регистр поддерживает управленческий и финансовый учет для взаиморасчетов с поставщиками. Регистр изменяет состояние на основе документов на движение товаров. Регистр используется для формирования книги покупок.

«Касса»: Учет наличных денег по каждой валюте в кассе.

4. Учет операций с денежными средствами

4.1 Касса

4.1.1 Для регистрации поступления наличных денежных средств в кассу организации предназначен документ «Приходный кассовый ордер» (Приложение 1): меню «Касса» - «Приходный кассовый ордер» или меню «Касса» - «Кассовые документы» (рисунок 4.1).

Рисунок 4.1 - Приходный кассовый ордер

Этим документом отражаются следующие виды хозяйственных операций:

- Оплата от покупателя.

- Оплата поставщику. Операция предназначена для отражения денежных расчетов с поставщиком. Договор надо выбрать тот, в котором установлен вид «с поставщиком», «с комитентом» или «с комиссионером». При проведении документа будет определено состояние расчетов по договору и поступившая сумма автоматически разделится на аванс и оплату.

- Возврат денежных средств покупателю. Данная операция используется при регистрации возврата денежных средств покупателю. Договор необходимо выбрать тот, у которого установлен вид «с покупателем», «с комитентом» или «с комиссионером».

- Выдача денежных средств подотчетнику. Используется для регистрации выдачи наличных денежных средств под отчет.

- Выплата заработной платы по ведомостям. Предназначена для отражения расхода денежных средств на выдачу заработной платы. В реквизитах платежа необходимо указать документ вида «Зарплата к выплате организации», по которому выдаются денежные средства.

- Выплата заработной платы работнику. Предназначена для отражения расхода денежных средств на выдачу заработной платы конкретному работнику. При этом в реквизитах платежа также необходимо указать документ вида «Зарплата к выплате организации».

- Взнос наличными в банк. Для регистрации взноса наличных средств па расчетный счет организации в коммерческом банке.

- Расчеты по кредитам и займам с контрагентами. Для отражения расхода наличных денежных средств по кредитам и займам. Выбираемый договор должен иметь вид «прочее».

- Инкассация денежных средств. Для регистрации сдачи розничной выручки торговой точки на инкассацию.

- Выплата депонированной заработной платы. Для отражения выплаты депонированной зарплаты работникам. В реквизитах платежа указывается список работников и платежные ведомости, по которым была задепонирована зарплата.

- Прочий расход денежных средств. В других случаях используется операция «Прочий расход денежных средств».

Документ «Расходный кассовый ордер» можно распечатать в бумажном виде (унифицированная форма КО-2).

Для печати кассового чека на возврат в документе «Расходный кассовый ордер» предназначена кнопка «Чек». При нажатии па кнопку «Чек» программа запросит о проведении документа и при положительном ответе распечатает кассовый чек на ККМ.

Денежные расчеты с подотчетными лицами отражаются описанными выше документами («Расходный кассовый ордер» и «Приходный кассовый ордер») с указанием соответствующего вида операции, подотчетного лица и суммы.

При возврате задолженности (документ «Приходный кассовый ордер») дополнительно указывается документ, по которому были выданы денежные средства подотчетному лицу.

Другой способ погашения задолженности подотчетного лица - с помощью документа «Авансовый отчет» (меню «Касса» - «Авансовый отчет»).

В документе «Авансовый отчет» на закладке «Авансы» указываются документы, по которым выдавались денежные средства и суммы, за которые подотчетное лицо отчитывается. На остальных закладках определяется назначение потраченных подотчетным лицом сумм.

Данные, указанные в разных табличных частях документа, определяют счета дебета, которые будут значиться и проводках в корреспонденции со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На закладке «Товары» указывается перечень товарно-материальных ценностей (ТМЦ), которые выбираются из справочника «номенклатура». При подстановке пользователем той или иной номенклатурной позиции из справочника «номенклатура» система автоматически вносит соответствующие счета для бухгалтерского и налогового учета номенклатуры и учета НДС по умолчанию.

Считается, что перечисленные ТМЦ поступают на склад, указанный в поле «склад» в верхней части формы документа.

При вводе количества и цены ТМЦ общая сумма и сумма НДС рассчитываются автоматически. Для того чтобы предприятие смогло принять сумму НДС к вычету, подотчетное лицо должно получить от продавца счет-фактуру. Сведения о полученных счетах-фактурах также указываются в записях табличной части закладки «Товары».

Если поступила возвратная тара, то заполняется закладка «Тара». Возвратная тара представляет собой вид ТМЦ, требующий обособленного бухгалтерского учета.

Если подотчетное лицо расплатилось с контрагентом, то в документе «Авансовый отчет» заполняется закладка «Оплата». На этой закладке указывается контрагент (выбирается из справочника «контрагенты») и прочие данные, необходимые для учета взаиморасчетов с контрагентами. После ввода контрагента система подставляет счета учета расчетов и счета учета авансов по умолчанию.

При покупке товаров или оплате услуг подотчетным лицом можно заполнить закладку «прочее» и тем самым отнести стоимость услуг или товаров, например, на затраты предприятия.

В соответствующих полях формы документа «Авансовый отчет» можно указать количество приложенных к авансовому отчету документов и общее число листов в них.

По кнопке «Печать» можно сформировать печатную форму авансового отчета (унифицированную форму АО-1).

Для оформления доверенности подотчетному лицу на получение материальных ценностей удобно использовать документ «Доверенность» (меню «Покупка» - «Доверенность»). Данный документ не отражается в бухгалтерском и налоговом учете.

В «1С: Бухгалтерии 8» кассовая книга является отчетной формой, в которой отражаются все движения наличных денежных средств (меню «Касса» - «Кассовая книга»).

Пользователь может распечатать бумажную отчетную форму, содержащую вкладные листы кассовой книги и отчеты кассира, для выбранной организации и для произвольного периода времени.

Действующий «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» обязывает кассира делать это ежедневно, поэтому кассиру организации правильно действовать следующим образом. В конце каждого рабочего дня кассир распечатывает из «1С: Бухгалтерии 8» два листа отчетной формы «Кассовая книга» за завершенный рабочий день: вкладной лист кассовой книги и отчет кассира (эти листы идентичны друг другу). Оба листа с приложением денежных документов кассир отдаст главному (старшему) бухгалтеру, тот подписывает вкладной лист и возвращает его кассиру. Собранные вкладные листы кассовой книги кассир подшивает в кассовую книгу в течение отчетного периода.

Важной особенностью кассовой книги является то, что она строится единой для рублевых и валютных кассовых ордеров. В кассовую книгу также попадают записи о переоценке наличных валютных средств.

Если в организации ведется касса в валюте, то остатки на начало и на конец будут показаны развернуто но каждой валюте.

Отчет «Журнал регистрации кассовых документов» (меню «Касса» - «Журнал регистрации кассовых документов») предназначен для формирования унифицированной формы журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3). Данный отчет формируется по организации, выбранной в настройках отчета за указанный период. Отчет формируется на основании всех записанных (кроме помеченных па удаление) кассовых документов (рисунок 4.2).

Для формирования отчета можно воспользоваться кнопкой «Журнал регистрации» в журнале кассовых документов (меню «Касса» «Кассовые документы»).

Рисунок 4.2 - Кассовые документы

Если кассовый документ оформлен в валюте, в графу «Сумма, руб. коп.» выводится сумма документа, пересчитанная в рубли по курсу на дату документа, отдельной строкой выводится валютная сумма, а в графе «Примечание» - валюта документа.

Если установлен флажок «Группировать по датам» то документы в отчете группируются по дням. Дополнительно выводятся итоговые суммы оборотов по документам на каждую дату.

На закладке «Журнал документов» выводится непосредственно сам журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (по форме КО-3).

На закладке «Обложка» выводится обложка журнала регистрации кассовых документов (по форме КО-3).

4.2 Банк

Сведения о банковских счетах организаций хранятся в справочнике «Банковские счета». Для каждой организации определяется свой список банковских счетов. Ввод банковского счета можно произвести из списка организаций (меню «Предприятие» - «Организации») - для этого нужно выделить в списке соответствующую организации), нажать на кнопку «Перейти» формы списка и выбрать пункт меню «Банковские счета».

Откроется список банковских счетов организации, в который можно добавить новый расчетный счет организации.

В информационную базу вводятся следующие сведения о банковском счете:

- Вид счета. Вид счета (расчетный, ссудный, депозитный или иной счет) указывается в соответствии с требованиями составления справок о расчетных счетах.

- Валюта. Валюта, в которой открыт расчетный счет. Может быть выбрана любая валюта, зафиксированная в справочнике «Валюты».

- Номер счета - вводится номер счета в банке. При этом контролируется количество введенных символов: если длина номера счета отличается от 20 знаков, показывается предупреждающая надпись;

- Банк. Из справочника «Банки» (меню «Банк» - «Банки») выбирается наименование банка, в котором открыт банковский счет.

- Банк - корреспондент (для непрямых расчетов) - в случае непрямых расчетов из справочника «Банки» выбирается наименование корреспондирующего банка.

- Наименование. Заполняется наименованием расчетного счета юридического или физического лица, которое будет выдаваться в различных списках и диалогах, когда требуется выбрать расчетный счет. При выборе банка в форме нового расчетного счета программа предложит наименование счета, которое будет содержать вид счета и название банка. Наименование банка может быть изменено пользователем.

- В полях группы «Заполнение печатных форм платежных документов» можно ввести текст полного наименования плательщика и текст назначения платежа, который будет подставляться в соответствующие поля печатных форм платежных документов.

- Всегда указывать КПП плательщика - при установке данного флажка в печатных формах документов, для которых выбран данный банковский счет, всегда будет указываться КПП организации - плательщика.

- В дате документа месяц прописью - при установке данного флажка в печатных формах документов, для которых выбран данный банковский счет, в дате документа месяц будет написан не цифрами, а прописью.

- В полях «Дата открытия» и «Дата закрытия» необходимо указывать соответствующие даты.

- Номер и дата разрешения ЦБ - данная информация доступна для редактирования только и том случае, если валюта счета отлична от рублей. Указывается номер и дата оформления разрешения центрального банка на открытие счета в иностранной валюте.

В справочнике «Банковские счета» хранятся также сведения о банковских счетах контрагентов. Для каждого контрагента определяется свой банковский счет или список банковских счетов. Банковский счет контрагента можно задать непосредственно в форме элемента справочника «Контрагенты» (меню «Предприятие» - «Контрагенты») на закладке «Счета и договоры».

Для регистрации поступления безналичных денежных средств на расчетные счета организации предназначены следующие документы:

- «Платежное поручение входящее» (рисунок 4.3): меню «Банк» - «Платежное поручение входящее».

Рисунок 4.3 - Платежное поручение входящее

- «Платежный ордер на поступление денежных средств» (рисунок 4.4): меню «Банк» - «Платежный ордер на поступление денежных средств».

- «Платежное требование выставленное»: меню «Банк» - «Платежное требование выставленное».

Рисунок 4.4 - Платежные ордера на поступление денежных средств

В документах «Платежное поручение входящее» и «Платежный ордер на поступление денежных средств» могут быть указаны следующие виды хозяйственных операций:

- Оплата от покупателя. Операция предназначена для отражения поступления безналичных денежных средств от покупателя. В реквизите «Договор» документа «Платежное поручение входящее» при этом необходимо будет выбрать тот договор, у которого установлен вид «с покупателем», «с комиссионером» или «с комитентом». При проведении документа будет определено состояние расчетов по договору и поступившая сумма автоматически разделится на аванс и оплату.

- Возврат денежных средств поставщиком. Операция указывается при поступлении безналичных денежных средств, возвращенных поставщиком. Договор необходимо выбрать тот, у которого установлен вид «с поставщиком», «с комиссионером» или «с комитентом».

- Расчеты по кредитам и займам с контрагентами. Операция указывается при поступлении безналичных денежных средств по кредитам и займам. Договор надо выбрать тот, у которого установлен вид «прочес».

- Прочие расчеты с контрагентами. Операция указывается для регистрации прочих расчетов по договорам с контрагентами.

- Приобретение иностранной валюты. Операция используется для регистрации факта зачисления приобретенных средств на валютный счет.

- Поступления от продажи иностранной валюты. Операция используется для регистрации факта зачисление рублевых средств, вырученных от продажи иностранной валюты.

- Поступления от продаж по платежным картам и банковским кредитам. Операция используется для отражения поступления денежных средств па расчетный счет организации из банка в счет оплаты товаров, проданных в кредит или оплаченных платежной картой покупателя.

- Инкассация денежных средств. Операция указывается при зачислении на расчетный счет денежных средств, ранее принятых на инкассацию в торговой точке организации.

- Прочие поступления безналичных денежных средств. В остальных случаях выбирается операция «Прочие поступления безналичных денежных средств».

В документе «Платежный ордер па поступление денежных средств» дополнительно может быть указан вид хозяйственной операции

В документах «Платежное поручение входящее» и «Платежный ордер на поступление денежных средств» печатные формы не предусмотрены.

Документы «Платежное поручение входящее» и «Платежный ордер на поступление денежных средств» удобно вводить в информационную базу с помощью обработки «Выписка банка».

Операция «Оплата поставщику» предназначена для отражения расчетов с поставщиком. Договор необходимо выбрать тот, у которого установлен вид «с поставщиком», «с комитентом» или «с комиссионером».

Операция «Возврат денежных средств покупателю» используется для отражения возврата безналичных денежных средств покупателю. Договор необходимо выбрать тот, у которого установлен вид «с покупателем», «с комитентом» или «с комиссионером».

Операция «Расчеты по кредитам и займам с контрагентами» предназначена для отражения расхода безналичных денежных средств по кредитам и займам. Договор необходимо выбрать тот, у которого указан вид «прочее».

Операция «Перечисление денежных средств подотчетнику» предназначена для отражения перечисления денежных средств на личную банковскую карту работника организации (подотчетного лица). Кроме того, в документе «Платежный ордер на списание денежных средств» данная операция используется для отражения оплаты услуг банка, связанных с открытием и обслуживанием специального карточного счета, предназначенного для расчетов с подотчетными лицами через корпоративные банковские карты.

Операция «Прочие расчеты с контрагентами» предназначена для отражения списания денежных средств по договорам с контрагентами в прочих случаях.

Операция «Перевод на другой счет организации» указывается при перечислении денежных средств на другой счет организации, включая расчетные, валютные и специальные счета.

Операция «Перечисление заработной платы» указывается при списании безналичных денежных средств на перечисление заработной платы. В табличной части «Перечисление заработной платы» необходимо указать документы вида «Зарплата к выплате организации», по которым перечисляются денежные средства.

В остальных случаях выбирается операция «Прочее списание безналичных денежных средств».

Если в форме документа «Платежное поручение исходящее» установлен флаг «Платежное поручение оплачено», при нажатии на кнопку «ОК» документ сформирует проводки бухгалтерского учета, если флаг не установлен, документ может быть только записан в информационную базу.

Признак оплаты платежных поручений (флаг «Платежное поручение оплачено») удобно устанавливать с помощью обработки «Выписка банка» (см. раздел «Выписка банка» ниже).

Обработка «Выписка банка» предназначена для регистрации операций поступления денежных средств на расчетный счет организации и перечисления денежных средств с расчетного счета организации при получении из банка выписки за определенный период (день). В форме обработки показывается список всех созданных пользователем выписок банка для конкретной организации (или всех организаций информационной базы), расчетного счета (или всех расчетных счетов) и периода времени.

Для добавления новой выписки необходимо нажать кнопку «Добавить» на командной панели формы обработки. Для каждой выписки указывается организация, расчетный счет и дата выписки.

С помощью обработки «Выписка банка» и информационную базу удобно вводить документы «Платежное поручение входящее» и «Платежный ордер на поступление денежных средств» для отражения операций поступления денежных средств на расчетный счет организации (кнопка «Добавить»).

Также с помощью обработки можно установить признак оплаты всем исходящим платежным документам, введенным ранее в информационную базу, в соответствии с выпиской банка. Для этого предназначена кнопка «Подобрать неоплаченные» - в отдельном окне будет отобран список всех документов «Платежное поручение исходящее» и «Платежный ордер на списание денежных средств», оплата которых не была отражена ранее.

В списке документов нужно отмстить флажками оплаченные платежные документы и нажать кнопку «Провести отмеченные». Отмеченным платежным документам автоматически будет установлен признак оплаты, документы сформируют проводки перечисления денежных средств.

Кнопки (Дт / Кт) в форме списка выписок позволяют просмотреть проводки по бухгалтерскому и налоговому учету, сформированные всеми документами, входящими в выписку.

Такие же кнопки присутствуют в командной панели формы «Выписка банка», с помощью них можно просмотреть проводки, сформированные конкретным документом выписки.

Заключение

В данной курсовой работе была рассмотрена программа 1С: Предприятие как универсальная система автоматизации деятельности предприятия. За счет своей универсальности данная система может быть использована для автоматизации самых разных участков экономической деятельности предприятия:

1. Учета товарных и материальных средств.

2. Взаиморасчетов с контрагентами. Учет операций с денежными средствами в 1С: Бухгалтерии 8 можно вести в разрезе статей движения денежных средств. Обороты по статьям движения денежных средств используются при формировании бухгалтерской отчетности для автоматического заполнения Формы №4 «Отчет о движении денежных средств». Если необходимости в автоматическом заполнении Формы №4 нет, аналитический учет по статьям движения денежных средств можно отключить.

3. Расчета заработной платы.

4. Расчета амортизации основных средств.

5. Расчеты с подотчетными лицами по банковским картам. Организация может перечислять денежные средства подотчетным лицам на банковские карты. При этом могут использоваться как личные банковские карты сотрудников, так и корпоративные банковские карты. В отличие от обычного банковского счета, все операции по расходу денежных средств с карточного счета считаются выдачей под отчет сотруднику - держателю корпоративной банковской карты. Перечисление денежных средств на специальный карточный счет при использовании расчетной (дебетовой) корпоративной карты отражается документом «Платежное поручение исходящее» с видом операции «Перевод на другой счет организации». Зачисление кредита на специальный карточный счет оформляется документом «Платежный ордер на поступление денежных средств» с видом операции «Расчеты по кредитам и займам». Для отражения оплаты услуг банка, связанных с открытием и обслуживанием специального карточного счета (денежные средства перечисляются с расчетного счета организации), используются документы «Платежное поручение исходящее» (или «Платежный ордер на списание денежных средств») с видом операции «Прочее списание безналичных денежных средств». Расход денежных средств держателем карты для оплаты товаров, работ, услуг или на другие цели, оформляется документом «Платежный ордер на списание денежных средств» с видом операции «Перечисление денежных средств подотчетнику».

6. Бухгалтерского учета по любым разделам и т.д.

Основной особенностью системы 1С Предприятия является ее конфигурируемость. Вместе с конфигурацией система выступает в качестве уже готового к использованию программного продукта, ориентированного на определенные типы предприятий и классы решаемых задач.

Список использованных источников

7. О.П. Ильина Информационные технологии бухгалтерского учета - СПБ.: Питер, 2002. - 688 с.

8. Е.П. Козлова, Н.В. Парашутин, Т.Н. Бабченко, Е.Н. Галанина Бухгалтерский учет - М.: Финансы и статистика, 1994. - 464 с.

9. Е.В. Филимонова Практическая работа в 1С: Предприятие 7.7. Настройка, конфигурирование, программирование и эксплуатация. Учебное пособие. Изд. 2-е. доп. и перераб. - Ростов н/Д: изд-во «Феникс», 2004 - 416 с.